לצאת ממעגל כיבוי השריפות

הקדמה לסרטון

איך לצאת ממעגל כיבוי השריפות ולשפר את איכות החיים.
הסרט מסביר איך מיקוד במשימות דחופות משאיר אותנו בתוך מעגל כיבוי השריפות.
כדי לצאת מהמעגל עלינו להגדיר מה חשוב לנו בחיים ולהתחיל לפנות זמן ממשימות לא חשובות למשימות חשובות שהן לאו דווקא דחופות.
בעזרת טבלת חשוב/לא חשוב, דחוף/לא דחוף נוכל ליצור בהירות ולתכנן את הזמן שלנו כך שנוכל להשקיע יותר זמן בפעילויות איכותיות שמביאות רווחה וצמיחה.

תמליל הסרטון

מבוא

הי, מכירים את ההרגשה שאתם עמוסים ומוצפים במטלות שככל שאתם מטפלים בדברים, הם ממשיכים להיערם? אתם מותשים ולא רואים מוצא? 

זה נקרא לחיות בכיבוי שריפות, כמו כבאים רצים מחירום לחירום, משריפה לשריפה. 
אני ארנון יפה, מאמן אישי ומלווה מנהלים עצמאים ויזמים.
אני כאן כדי לעזור. אני אלמד אותכם כלי שימושי ופשוט שעזר להרבה אנשים כמוני וכמוכם, ליצור בהירות ולעשות מפנה משמעותי באופן ההתנהלות שלהם.

למה אנחנו מכבים שריפות?

אז למה אנחנו מגיעים למצב של כיבוי שריפות?
ישנן כמה סיבות לכך. הסיבה המרכזית היא הנטייה של הרבה מאוד אנשים לטפל במה שדחוף, במה שבוער.
מה שלא דחוף, מה שלא בוער, או כמו שנוהגים לאמר "סובל דיחוי", ידחה.
זה מאפיין התנהלות של אנשים לא רק בחייהם האישיים, אלא גם באופן בו הם מנהלים בארגונים ובעסקים.

אם נעצור לרגע ונחשוב על הדברים החשובים לנו, בחיינו האישיים או הדברים שחשוב לנו לפתח בארגון או העסק שלנו, נשים לב שרבים מהם לא דחופים, אפשר לדחות אותם בכמה ימים או שבועות, או אולי אפילו חודשים.
אלא שהדברים החשובים שאנחנו לא מטפלים בהם, ככל שנזניח אותם, הם הופכים לדחופים, ובסופו של דבר מופיעים לנו כשריפות. 
דוגמה קלאסית היא הבריאות, שחשובה לכולנו. אם לא נשמור על אורח חיים בריא, זה לא יפגע בנו מיד, אבל עם הזמן וככל שנזניח בסוף זה יופיע ויהפוך לדחוף עד מאוד. כך אנחנו מזינים את מצב כיבוי השריפות במו ידינו.

סיבה שניה. ישנם לא מעט דברים שצצים לנו בדחיפות, שואבים מאיתנו זמן ותשומת לב, אבל חלקם לא באמת חשובים וראויים שנשקיע בהם את הזמן שלנו. המפתח הוא להסתכל על דברים מנקודת המבט של חשיבותם. 

לא כל מה שחשוב הוא דחוף, ולא כל מה שדחוף הוא חשוב.

אסביר את זה באמצעות המטריצה הזו שמוכרת בשם "חשוב / לא חשוב,  דחוף / לא דחוף".

הכרת מטריצת חשוב/לא חשוב, דחוף/לא דחוף

למטריצה הזו יש שני מימדים. במימד האנכי: חשוב / לא חשוב. בשורה העליונה הדברים החשובים. בשורה התחתונה, הדברים הלא חשובים.

במימד האופקי, דחוף לא  / דחוף. בעמוד השמאלית. הדברים הדחופים. בעמודה הימנית, הדברים הלא דחופים, וככה המטריצה מתחלקת לארבעה רבעים. 

הרביע הראשון: הרביע השמאלי העליון נושאים שהם דחופים וחשובים.  זה הרביע המוכר לנו, שבו אנחנו מבלים את רוב הזמן.

הרביע השני: הרביע, הימני עליון, נושאים שהם חשובים, אבל לא דחופים.
אנחנו נוטים לדחות ולא לטפל בהם. אלה הנושאים האיכותיים, שאם נשקיע בהם את הזמן יביאו לצמיחה בחיינו ונצא ממעגל כיבוי השריפות, ותכף נראה מה הם.

הרביע השלישי: הרביע השמאלי תחתון, נושאים שמופיעים לנו בחיים כדחופים ושואבים מאיתנו זמן אבל הם לא באמת חשובים.

הרביע  הרביעי: הרביע הימני תחתון, נושאים שהם לא חשובים לנו ולא דחופים לנו,  ובכל זאת אנחנו מבזבזים עליהם זמן יקר.

איך יוצאים מכיבוי השריפות?

כדי לצאת מכיבוי השריפות אנחנו נרצה לתכנן את השבועות והימים שלנו ולשריין לנו זמן ביומן כדי לתת יותר מקום למשימות מהרביע השני, הרביע הימני עליון.

ומאיפה הזמן הזה יגיע? הזמן הזה יגיע על חשבון זמן שאנחנו מבלים היום בנושאים שהם פחות חשובים לנו. אנחנו נשאף לצמצם את הזמן שאנחנו מבלים במחצית התחתונה של המטריצה, בנושאים הלא חשובים, ולהגדיל את הזמן שאנחנו מבלים ברביע שתייםץ. ובטווח הארוך, ככל שנקדיש יותר לפעילויות ברביע, שתיים אז בהדרגה. גם יפחת הזמן שאנחנו מבלים ברביע אחת, כי אנחנו נייצר לעצמנו פחות שריפות. בואו נסקור את הרבעים ונבין אותם לעומק.

רביע אחד – חשוב ודחוף

רביע אחד זהו הרביע של מטלות החיים לקום בבוקר, לארגן את הילדים לבית ספר, לצאת לעבודה, לדאוג לפרנסה, לעשות קניות בסופר,כביסה. לטפל בתקלות, בעיות שצצות, מחלות, תאונות, מלחמות, מתקפות טילים, קורונה, שביתות. החיים מורכבים ויש בהם הרבה חשוב ודחוף.

בעולם העסקי רביע אחד זו ההתנהלות השוטפת של העסק. מכירות, ייצור, תפעול, שירות לקוחות, גיוס, פרויקטים. כל התפקודים החיוניים של העסק, כולל הבעיות, התקלות והמשברים שצצים לנו מעת לעת. 

יש להניח שאפשר לשפר מאוד את ההתנהלות וההתייעלות ברביע הראשון, הן ברמה האישית והן ברמה הארגונית. אבל שיפור תהליכים התייעלות, והכנסת אוטומציה הן פעילויות אסטרטגיות חשובות, שבטווח הקצר הן יכולות לסבול דיחוי. לכן, הן ברביע שתיים, הרביע של החשוב והלא דחוף.

רביע שתיים – חשוב ולא דחוף

רביע שתיים הוא הרביע של הדברים החשובים בהקשר הרחב של החיים. 

זה הרביע של הדברים שמהווים השראה עבורנו, דברים שאנחנו רוצים להגשים בחיינו ומעניקים לנו טעם ומשמעות, מעבר להישרדות היום יומית. אלה הדברים שאנחנו לא נותנים להם מספיק את הדעת או לא מגיעים אליהם כי אנחנו שרויים במעגל ההישרדות וכיבוי השריפות. 

חישבו רגע, מה הדברים שחשובים לכם בחיים? זו שאלה אישית, כל אחד ואחת מאיתנו והתשובות שלו ושלה.

השלב הראשון בתהליך הוא לעצור ולהתבונן בשאלה הזאת ולברר, עם עצמי

מה חשוב לי בחיים?

מה אני מעריך בחיים? 

מה מעורר בי השראה?

אלו הם נוסחים שונים של השאלה, שיעזרו לי לברר את התשובות הללו עם עצמי.

בעולם העסקי רביע שתיים, הוא רביע של החזון הארגוני, של הערך שהארגון רוצה להביא לעולם.  זהו הרביע של התכנון האסטרטגי ושל הגדרת התוכנית העסקית. כאן הזמן שאנחנו משקיעים בבניית ה Roadmap המוצרי, הגדרת השירותים שאנחנו מספקים, בניית  go-to-market.

כאן נכנסים גם השקעת הזמן בחשיבה על מבנה ארגוני, הגדרת תהליכים עסקיים, שיפור תשתיות והכנסת אוטומציה. כל הנושאים שדרכם ההנהלה מנווטת את הספינה לכיוון הנכון, מעבר לתפעול היומיומי השוטף של העסק. בחברות רוב זמנו של המנכ"ל וההנהלה מושקעים ברביע הזה, וכך חשוב גם שנעשה בחיים האישיים שלנו, שנשקיע זמן ומשאבים ברביע שתיים.

אז איך עושים את זה? 

נניח שרשמנו שהמשפחה חשובה לנו, שחשוב לנו להיות נוכחים ומשמעותיים בחייהם של הילדים ושל בן/בת הזוג. כדי שזה יתממש אנחנו צריכים להקדיש לזה זמן. 
זמן הוא המשאב הכי יקר שיש לנו ואנחנו רוצים להקדיש אותו לדברים החשובים לנו. 
זה אומר לקחת את היומן ולשריין חלונות זמן קבועים מדי שבוע עם הילדים ועם בן/בת הזוג.
נתייחס לחלונות הזמן כמו אל שמורות טבע, שלא ניתן לבנות עליהן בניינים של מטלות דחופות. 

נניח שחשוב לנו להיות ברווחה כלכלית, אבל אף פעם לא עשינו תכנון כלכלי, אין לנו תקציב ואנחנו לא ממש בקשר עם ההכנסות וההוצאות שלנו. אז זה אומר שיש לנו פרויקט לעשות תקציב משפחתי, וכדי לעשות תקציב משפחתי צריך לתת לזה עדיפות בהשקעת הזמן שלנו ואם נכנס משהו דחוף ובלתי מתוכנן, זה אומר שאנחנו מוצאים זמן אחר לעבוד על התקציב ובשום פנים לא מוותרים עליו.

כנ"ל לגבי זמן פנוי ומנוחה שהם חיוניים למילוי המצברים שלנו, לרווחה וליצירתיות. גם להם צריך לפנות זמן ביומן ולשמור עליו מכל משמר. ההשקעה בפעילויות של רביע שתיים היא זו שתאפשר לנו לקחת את ההגה לידיים ולייצר צמיחה.

רביע שלוש – דחוף ולא חשוב

זה הרביע של הפעילויות הדחופות והלא חשובות. במבט ראשון זה נשמע מוזר, איך זה יכול להיות שאני משקיע זמן ומשאבים בדברים שהם לא חשובים לי?

ובכן, יש לכך שתי סיבות מרכזיות.  האחת, אם עד היום לא עצרתי לשאול את עצמי מה חשוב לי ולאן אני רוצה להגיע, ואם עד היום לא הסתכלתי במה, אני משקיע את הזמן שלי, אז זה אך טבעי שעתה אגלה כל מיני פעולות שהשקעתי בהן זמן ולא נכון לי להמשיך ולהשקיע בהן. 

בארגונים זה מאוד נפוץ, אם ההנהלה לא הגדירה יעדים וכיוונים ברורים, או שהארגון לא מסונכרן סביב היעדים, אז נוצרות כל מיני יוזמות ומושקעים משאבים בפעילויות שאינן בהלימה למטרות הארגון. 

הסיבה השניה שאנחנו עושים דברים דחופים ושאינם חשובים לנו היא כי בדברים הדחופים יש אלמנט של לחץ,  של הלחצה,  ואנחנו נמנעים מלהגיד "לא". יתכן שלא נעים לנו לסרב, או שאנחנו מפחדים לסרב. יכול להיות שהלחץ מופעל מבחוץ או שאנחנו מגיבים לפחד שעולה בנו. 
זו יכולה להיות שיחת טלפון או הודעה שנכנסה לנו באמצע פעילות חשובה.  אנחנו עונים בלי כוונה לפתח שיחה ארוכה, אבל אנחנו נשאבים פנימה ופתאום השיחה הביאה איתה משימות והתחייבויות ובסוף אנחנו מגלים שאיבדנו שעתיים שהיו מאוד יקרות לנו. 

ברמה העסקית פעילויות דחופות ולא חשובות יכולות להופיע לנו בהמון צורות. למשל, לקוח שדורש מאיתנו לספק שירות או לפתח פיצ'ר במוצר שהוא לא בליבת הפעילות ולא ב roadmap שלנו. 
בכל זאת, אנחנו מנסים  לרצות את הלקוח, כי אנחנו מפחדים שנאבד עסקה או חוששים שהלקוח לא יחדש את המנוי. הרבה פעמים אנשים משתמשים בדחיפות ובלחץ כדי לקדם אג'נדה שלא בהכרח תואמת את מה שהגדרנו כחשוב באמת.

רביע 3 הוא רביע שצריך לבחון בקפידה. לשים סימני שאלה, להטיל ספק ולהסתכל באומץ במראה. 
זהו הרביע שממנו נוכל לפנות את מירב הזמן לטובת רביע שתיים.

רביע ארבע – לא דחוף ולא חשוב

רביע 4 מייצג את הזמן המבוזבז בפעולות שאינן חשובות ואינן דחופות, למשל השעתיים שזיפזפנו מול הטלוויזיה או שוטטנו בסרטונים ברשתות החברתיות. שעתיים אבודות מול המסך שלא מילאו אותנו באנרגיה ולא ניקו לנו את הראש.

בארגונים זה כל אותה אבטלה סמויה או גלויה. אנשים שמעבירים את הזמן ולא עוסקים בפעילויות שמקדמות את הארגון. אלה המקומות והפעולות שצריך להפסיק לאלתר וחבל על כל דקה נוספת שאנחנו מבזבזים כאן.

סיכום

אז בוא נסכם כשהחיים מרגישים כמו כיבוי שריפות. זה כי אנחנו ממוקדים במה שדחוף ונותנים לזה לנהל אותנו. זה שוחק אותנו ונותן לנו הרגשה של חוסר שליטה.

הפעילויות שיכניסו לנו אוויר לחיים, הפעילויות שיאפשרו לנו צמיחה הן דווקא הפעילויות החשובות והלא דחופות. פעילויות איכותיות שחשוב שנפנה להן זמן.

המטריצה שהדגמתי כאן מאפשרת לנו ליצור בהירות ולזהות פעילויות לא חשובות שאנחנו מבזבזים עליהן זמן יקר זמן שאפשר לפנות לפעילויות איכותיות זה לא קורה ביום אחד, זה תהליך וזה מסע של צעדים קטנים. בשביל זה אני כאן, לצעוד איתכם בדרך ולעזור לכם לחולל מפנה משמעותי בחיים. 

אתם מוזמנים ליצור איתי קשר. 

תודה רבה